La importancia de saber organizar una conferencia

He atendido y colaborado en la organización de suficientes conferencias como para entender que la buena organización es la que no se percibe, la transparente. Pero una conferencia internacional mal organizada es terrible porque, ante todo, demerita el esfuerzo de tanta gente para escribir sus ponencias y para viajar -con todo lo que esto implica.

Por un lado, creo que para muchas conferencias se necesita reimaginar un cambio fundamental en su estructura, las actividades y las dinámicas. Un ejemplo son conferencias que versan sobre creatividad, pero que siguen una estructura y una lógica totalmente convencional y anquilosada. Cuando mucho hacen uso de un lenguaje gráfico más fresco, pero tienen una escencia ortodoxa muy incómoda e incoherente. Hace falta replantearse el cómo intercambiar ideas en eventos masivos presenciales.

Hoy estamos en el segundo día de DRS2010 en Montreal. Una conferencia de investigación en temas de diseño -probablemente la más importante a nivel internacional. Ya de entrada uno puede comenzar por cuestionarse qué es esto de 'investigación en diseño', ya que yo considero que tengo más temas en común con muchos ingenieros, sociólogos y gente de negocios, que con la mitad de los investigadores en diseño aquí presentes. Nuestros temas, enfoques, metodologías y preocupaciones son muy distintas. Victor Margolin lo puso así ayer en la plenaria: "dadme diez doctores en diseño y te demostraré que sus diez referencias más importantes no coinciden ni una". Provocador, pero probablemente cierto.

En fin, que en el caso de DRS2010 lo que pudo haber sido un intercambio rico entre unos 200 participantes, se ha dificultado mucho debido a la pésima planeación del evento. Y eso que hay ideas aquí de gente proveniente de los siguientes países: Canadá, Reino Unido, Estados Unidos, Alemania, Austria, Australia, Francia, España, Italia, Bélgica, Dinamarca, Finlandia, Suecia, Holanda, México (solo yo, chale), Brasil, Portugal, Corea, Japón, China, Tailandia, Irán, Turquía... bueno, el potencial es enorme. El problema es evidente al analizar el programa de la conferencia, al ver la distribución de las presentaciones: http://www.drs2010.umontreal.ca/program.php

Las 'sesiones paralelas' son un caos: en las mañanas hay 2 opciones, mientras que en las tardes hay 8! Esto hace que en un lapso de 2 horas después del almuerzo uno tenga que decidir cuáles son las 4 que quiere ver entre las 32 presentaciones disponibles. En las mañanas llega uno al aburrimiento, en las tardes a la frustración.

Si además vemos que a las 12:30 hay más de 200 personas formadas para tomar su charola del almuerzo, esto es ridículo. De la forma en que se agrupan las charlas ni hablamos: en la sesión en que presenté hoy, las 3 charlas eran fundamentalmente distintas y por más que uno busca encontrar cosas significativas que compartir, es difícil escapar las obviedades. Lo positivo fue que en mi charla se dio un intercambio rico de visiones entre las 16 personas presentes.

Para acabarla, fuera del auditorio 1 y 2, los otros seis salones también son un caos: para algunos hay que subir 3 pisos, son pequeños, y hay que elegir entre ahogarse en el calor o prender el A/C y gritar para escuchar las ponencias y las preguntas.

Que trágico y que simbólico es que una conferencia de diseño esté tan mal diseñada. Ya un participante sugirió aprender de otras experiencias: http://designmind.frogdesign.com/blog/putting-the-lift-conference-under-the-design-research-microscope.html

Sugiero a cualquier persona o comité que vaya a organizar un taller o conferencia, pensar muy bien en cómo facilitar los objetivos, cómo lograr que la gente participe, que los temas coincidan, que fructifiquen los esfuerzos. De otra manera, se vacuna a la gente. El próximo DRS2012 será en Bangkok. Me aseguraré de revisar con cuidado el programa antes de hacer cualquier pago por el registro.

Ya nada más 'para documentar nuestro optimismo': a Canadá no planeo regresar mientras tengan estas políticas orwelianas para el trámite muy caro de la visa. Todavía queda un día completo de conferencia incluyendo un cambio de último momento: un panel que promete ser buen espacio de debate, creo que aún con todo DRS2010 valdrá la pena.

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